Fases de la comunicación: cuáles son y cómo funciona el proceso comunicativo

La comunicación forma parte de prácticamente todas las actividades que realizamos. Hablamos con otras personas, enviamos mensajes, escribimos correos electrónicos, hacemos una llamada o publicamos contenido en Internet. En todos estos casos existe un proceso mediante el cual una información pasa de una persona a otra.

Conocer las fases de la comunicación permite comprender mejor cómo funciona este intercambio de información y por qué, en determinadas ocasiones, un mensaje puede no llegar correctamente a su destinatario.

Desde una conversación cotidiana hasta la comunicación dentro de una empresa, el proceso comunicativo sigue una serie de elementos relacionados entre sí.

¿Qué es el proceso de comunicación?

La comunicación puede entenderse como un proceso mediante el cual una persona o entidad transmite información a otra.

En este proceso intervienen diferentes elementos: emisor, receptor, mensaje, código, canal, contexto y, en determinados modelos, la retroalimentación y el ruido.

La Real Academia Española recoge el significado de comunicación como la acción y efecto de comunicar o comunicarse.

Para que exista una comunicación efectiva no basta con enviar un mensaje. El receptor tiene que poder recibirlo e interpretarlo correctamente.

Las principales fases de la comunicación

Aunque existen diferentes modelos teóricos para explicar el proceso comunicativo, podemos resumir las principales fases de la comunicación de una forma sencilla:

Idea → codificación → transmisión → recepción → decodificación → respuesta

Cada una de estas etapas cumple una función determinada.

Surgimiento de la idea

La primera fase comienza cuando el emisor tiene algo que quiere comunicar.

Puede tratarse de una información, una pregunta, una opinión, una instrucción, una emoción o cualquier otro contenido.

Por ejemplo, una persona puede querer avisar a un compañero de que una reunión ha cambiado de horario.

Antes de transmitir el mensaje existe, por tanto, una intención comunicativa.

Codificación del mensaje

Una vez que el emisor sabe qué quiere transmitir, necesita convertir esa idea en un mensaje que pueda comunicar.

Este proceso recibe el nombre de codificación.

La persona puede utilizar palabras habladas, texto escrito, imágenes, gestos, sonidos o diferentes combinaciones.

Por ejemplo, si quiere comunicar el cambio de horario de una reunión puede enviar un mensaje escrito o decirlo directamente.

La elección de las palabras y del formato puede influir en la forma en la que el receptor interpreta la información.

Elección del canal

El mensaje necesita un medio para llegar hasta el receptor. Ese medio es el canal de comunicación.

Existen numerosos canales:

• Conversación cara a cara.
• Teléfono.
• Correo electrónico.
• Mensajería instantánea.
• Redes sociales.
• Carta.
• Videollamada.
• Página web.

La elección del canal depende de las circunstancias y del tipo de mensaje.

Una comunicación urgente puede requerir una llamada telefónica, mientras que una información que debe quedar registrada puede enviarse mediante correo electrónico.

Transmisión del mensaje

En esta fase el emisor envía el mensaje utilizando el canal elegido.

Aquí pueden aparecer diferentes obstáculos que dificulten la comunicación.

Por ejemplo, durante una conversación presencial puede existir ruido ambiental. En una llamada puede haber problemas de conexión. En un mensaje escrito puede producirse una interpretación diferente de la intención original.

Estos obstáculos forman parte de lo que habitualmente se denomina ruido comunicativo.

Recepción

El receptor recibe el mensaje a través del canal utilizado.

Sin embargo, recibir un mensaje no significa necesariamente haberlo entendido.

Por ejemplo, alguien puede recibir un correo electrónico pero no comprender exactamente qué se le está solicitando.

Por eso, después de la recepción comienza otra fase fundamental: la interpretación.

Decodificación

La decodificación consiste en interpretar el mensaje recibido.

El receptor utiliza sus conocimientos y el código utilizado para intentar comprender qué quería transmitir el emisor.

Aquí pueden aparecer problemas de comunicación.

Una palabra puede tener varios significados, una expresión puede resultar ambigua o un mensaje puede estar redactado de forma poco clara.

El contexto también puede influir en la interpretación.

Retroalimentación o respuesta

En muchas situaciones existe una respuesta del receptor hacia el emisor.

Esta respuesta recibe el nombre de retroalimentación, feedback o respuesta comunicativa.

Puede ser verbal o escrita, pero también puede expresarse mediante determinados gestos o comportamientos.

Por ejemplo, si una persona recibe una instrucción y responde «entendido», está proporcionando información al emisor sobre la recepción del mensaje.

La retroalimentación permite comprobar si la comunicación ha funcionado como se esperaba.

El ruido en la comunicación

El ruido es cualquier elemento que puede interferir en la correcta transmisión o interpretación del mensaje.

No tiene por qué tratarse únicamente de un sonido.

Puede existir:

Ruido físico: sonidos, interrupciones o problemas técnicos.

Ruido semántico: palabras o expresiones que generan confusión.

Ruido psicológico: distracciones, preocupaciones o estados emocionales que dificultan la atención.

Ruido tecnológico: problemas de conexión, dispositivos o plataformas.

Reducir estos obstáculos puede mejorar considerablemente la comunicación.

Un ejemplo sencillo de las fases de la comunicación

Imaginemos que el responsable de una empresa quiere informar a un trabajador de que una reunión comenzará a las diez.

Primero surge la intención de comunicar esa información.

Después, el responsable formula el mensaje y decide enviarlo por correo electrónico.

El mensaje se transmite mediante Internet y llega al trabajador.

El trabajador recibe el correo y lo lee.

A continuación interpreta la información y comprende que la reunión comenzará a las diez.

Finalmente responde confirmando que ha recibido el mensaje.

En este ejemplo podemos observar prácticamente todo el proceso comunicativo.

Fases de la comunicación en una empresa

Dentro de una empresa, una comunicación correcta puede facilitar la coordinación entre trabajadores, clientes y proveedores.

Las organizaciones utilizan diferentes canales para transmitir información, desde reuniones y llamadas hasta correos electrónicos, páginas web y redes sociales.

La comunicación empresarial también debe adaptarse al destinatario.

No se utiliza necesariamente el mismo lenguaje para hablar con un cliente que para transmitir una instrucción interna a un trabajador.

La claridad es especialmente importante cuando el mensaje contiene instrucciones, fechas, condiciones o información que debe interpretarse correctamente.

La Unión Europea también cuenta con recursos relacionados con la comunicación accesible y la información dirigida a diferentes públicos, lo que refleja la importancia de adaptar los mensajes al destinatario.

Comunicación digital

Internet ha multiplicado las posibilidades de comunicación.

Una empresa puede utilizar una página web para ofrecer información permanente, redes sociales para interactuar con su comunidad y correo electrónico para mantener comunicaciones directas.

En estos casos, las fases básicas del proceso comunicativo siguen existiendo, aunque el canal sea diferente.

Un usuario visita una página web, recibe información, la interpreta y puede posteriormente realizar una acción, como enviar un formulario o solicitar información.

Por eso, el diseño y los contenidos de una web también forman parte de la comunicación de una empresa.

Cómo mejorar el proceso comunicativo

Comprender las fases de la comunicación también permite detectar dónde pueden producirse problemas.

Algunas prácticas sencillas pueden ayudar:

• Utilizar un lenguaje claro.
• Adaptar el mensaje al receptor.
• Evitar información innecesaria.
• Elegir correctamente el canal.
• Comprobar que el mensaje se ha entendido.
• Facilitar una vía de respuesta.
• Evitar ambigüedades.
• Tener en cuenta el contexto.

En comunicación empresarial, estos aspectos pueden contribuir a reducir malentendidos y mejorar la relación con clientes y colaboradores.

La importancia de comunicar correctamente

La comunicación no consiste simplemente en transmitir palabras. El objetivo es conseguir que la información llegue al receptor y sea interpretada de la manera adecuada.

Por eso, cada fase tiene importancia.

Una idea mal formulada puede generar un mensaje confuso. Un canal inadecuado puede dificultar la recepción. Un exceso de ruido puede impedir que la información llegue correctamente y una falta de retroalimentación puede hacer que el emisor desconozca si el mensaje ha sido entendido.

Conocer las fases de la comunicación permite comprender todo este proceso y detectar dónde pueden producirse errores.

Desde una conversación entre dos personas hasta una campaña de una empresa en Internet, la comunicación sigue dependiendo de un principio básico: conseguir que una información pase de un emisor a un receptor de una manera comprensible y eficaz.

Conclusión

Las principales fases de la comunicación pueden resumirse en la creación de la idea, la codificación del mensaje, la elección del canal, la transmisión, la recepción, la decodificación y la respuesta o retroalimentación.

Durante el proceso pueden aparecer diferentes obstáculos, conocidos generalmente como ruido, que dificultan la correcta interpretación.

Comprender cómo funciona este proceso resulta útil tanto en la vida cotidiana como en el ámbito educativo, profesional y empresarial.

Una comunicación clara comienza con una idea bien definida y termina cuando el receptor comprende correctamente aquello que se quería transmitir.