Project Charter: la guía inicial para poner en marcha un proyecto

Antes de comenzar un proyecto es importante tener claro qué se quiere conseguir, por qué se va a realizar, quién será responsable de llevarlo a cabo y qué recursos se podrán utilizar. Para establecer estas bases existe el Project Charter, uno de los documentos utilizados en la gestión de proyectos.

Aunque el término puede parecer complejo, su concepto es bastante sencillo: es el documento que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y proporciona al responsable del proyecto la autoridad necesaria para utilizar los recursos de la organización. Esta es la definición utilizada por el Project Management Institute (PMI).

¿Qué es un Project Charter?

El Project Charter, también conocido como acta de constitución del proyecto o acta de proyecto, es un documento que se prepara al inicio de un proyecto.

Su función principal es dejar constancia de que el proyecto está autorizado y establecer sus elementos fundamentales a un nivel general. No pretende ser todavía un plan detallado con todas las tareas, fechas y recursos.

El PMI señala que el Project Charter documenta la razón o necesidad del proyecto y proporciona respuestas de alto nivel a preguntas como qué, quién, por qué, dónde, cuándo y cómo.

Por ejemplo, si una empresa quiere desarrollar una nueva tienda online, el Project Charter podría establecer que el proyecto consiste en crear una nueva plataforma de comercio electrónico para aumentar las ventas digitales, quién será el responsable, cuál será el presupuesto aproximado y qué resultado se espera conseguir.

¿Para qué sirve un Project Charter?

El documento cumple varias funciones importantes.

En primer lugar, autoriza el proyecto. Esto significa que existe una aprobación para ponerlo en marcha y dedicar recursos a su desarrollo.

También ayuda a establecer una visión común entre el patrocinador, el director del proyecto y las partes interesadas. De esta forma, todos pueden partir de una misma comprensión sobre lo que se pretende conseguir.

Además, proporciona una referencia inicial para definir posteriormente el alcance, los objetivos, los entregables, los riesgos y otros aspectos del proyecto.

El Project Charter también puede ayudar a evitar que el proyecto comience sin tener clara su finalidad.

¿Quién crea el Project Charter?

Normalmente, el patrocinador del proyecto o la persona que inicia el proyecto tiene un papel fundamental en su autorización.

El director del proyecto puede participar en su elaboración, aportar información y ayudar a definir diferentes aspectos, pero la autoridad para iniciar el proyecto corresponde normalmente al patrocinador o a la persona con capacidad para autorizarlo.

El PMI explica que el Project Charter es emitido por el iniciador o patrocinador del proyecto y que proporciona al director del proyecto autoridad para aplicar recursos de la organización a las actividades del proyecto.

¿Qué debe incluir un Project Charter?

No existe una única plantilla obligatoria. El contenido puede variar según el tamaño y la naturaleza del proyecto.

Sin embargo, un Project Charter suele incluir información como:

Nombre del proyecto: identificación del proyecto.

Justificación: explica por qué es necesario realizarlo.

Objetivos: indica qué se pretende conseguir.

Descripción: resumen general del proyecto.

Alcance inicial: establece qué se incluye y cuáles son los límites generales.

Entregables principales: resultados que se espera producir.

Responsable del proyecto: persona encargada de dirigirlo.

Patrocinador: persona que autoriza y respalda el proyecto.

Partes interesadas: personas o grupos afectados o implicados.

Presupuesto inicial: estimación de los recursos económicos disponibles.

Calendario general: principales fechas o hitos.

Riesgos iniciales: posibles circunstancias que podrían afectar al proyecto.

Supuestos y restricciones: condiciones que deben tenerse en cuenta.

Criterios de éxito: cómo se determinará si el proyecto ha conseguido sus objetivos.

Estos elementos aparecen entre los componentes que el PMI recomienda considerar en un Project Charter.

Ejemplo de Project Charter

Imaginemos que una empresa quiere crear una nueva tienda online.

Nombre del proyecto

Proyecto de nueva tienda online

Justificación

La empresa quiere modernizar su sistema de venta por Internet y facilitar el proceso de compra para sus clientes.

La plataforma actual presenta limitaciones y se considera necesario desarrollar una nueva solución.

Objetivo

Crear una nueva tienda online que permita a los clientes consultar productos, realizar pedidos y efectuar pagos de forma sencilla.

Alcance inicial

El proyecto incluirá:

• Diseño de la tienda online.
• Catálogo de productos.
• Buscador.
• Carrito de compra.
• Sistema de registro de usuarios.
• Proceso de pago.
• Integración con el sistema de gestión de pedidos.

Quedarán fuera del proyecto inicial las aplicaciones móviles y la expansión internacional.

Entregables principales

• Diseño de la tienda.
• Plataforma de comercio electrónico.
• Catálogo de productos.
• Sistema de compra.
• Sistema de pago.
• Pruebas de funcionamiento.
• Lanzamiento de la plataforma.

Responsable

Director del proyecto: María García.

Patrocinador

Director general: Juan López.

Presupuesto inicial

50.000 euros.

Duración prevista

Seis meses.

Riesgos iniciales

Entre los posibles riesgos se encuentran retrasos en el desarrollo, problemas de integración con sistemas existentes y cambios importantes en los requisitos.

Criterios de éxito

El proyecto se considerará completado cuando la tienda esté operativa, las funcionalidades definidas hayan sido implementadas y el sistema haya superado las pruebas establecidas.

Project Charter y plan de proyecto: ¿son lo mismo?

No.

Aunque pueden contener información relacionada, cumplen funciones diferentes.

El Project Charter se crea al comienzo y tiene como objetivo principal autorizar el proyecto y establecer sus bases generales.

El plan de proyecto contiene posteriormente información mucho más detallada sobre cómo se desarrollará el trabajo.

El PMI señala que el Project Charter debe ser relativamente breve y de alto nivel; documentos mucho más extensos y detallados pueden corresponder a fases posteriores de planificación.

Por ejemplo, el Project Charter puede establecer que una tienda online debe estar terminada en seis meses, mientras que el plan del proyecto detallará las diferentes fases, tareas, responsables, dependencias y fechas necesarias para conseguirlo.

Project Charter y alcance del proyecto

Otro aspecto importante es no confundir el Project Charter con el documento de alcance.

El Charter establece inicialmente los objetivos y límites generales, mientras que el alcance puede desarrollarse posteriormente con mucho más detalle.

Esto es especialmente importante para evitar que el proyecto termine incorporando continuamente nuevas funcionalidades o trabajos que no estaban contemplados.

El PMI identifica el Project Charter como uno de los documentos que ayudan a establecer una comprensión inicial del proyecto y sus límites.

¿Por qué es importante crear un Project Charter?

Uno de los principales problemas de un proyecto es comenzar a trabajar sin que exista un acuerdo claro sobre qué se pretende conseguir.

Un Project Charter permite establecer desde el principio cuestiones fundamentales como:

• Qué problema se quiere solucionar.
• Por qué se realiza el proyecto.
• Qué objetivos tiene.
• Quién lo dirige.
• Quién lo autoriza.
• Qué recursos iniciales se pueden utilizar.
• Qué resultados se esperan.
• Cuáles son sus límites generales.

De esta manera, el equipo dispone de una referencia común antes de entrar en una planificación más detallada.

Plantilla sencilla de Project Charter

Puedes utilizar esta estructura para crear uno desde cero:

Nombre del proyecto:

Patrocinador:

Director del proyecto:

Fecha de inicio:

Fecha prevista de finalización:

Justificación del proyecto:

Objetivo principal:

Objetivos secundarios:

Descripción general:

Alcance inicial:

Elementos fuera del alcance:

Entregables principales:

Partes interesadas:

Presupuesto inicial:

Principales hitos:

Riesgos iniciales:

Supuestos:

Restricciones:

Criterios de éxito:

Aprobación:

Para proyectos pequeños también puede utilizarse una versión abreviada. El propio PMI contempla el uso de un Project Charter “lite” para proyectos de menor tamaño, con información esencial sobre objetivos, partes interesadas, alcance, entregables, supuestos, restricciones, riesgos y criterios de aceptación.

Conclusión

El Project Charter es el documento que pone las bases y autoriza formalmente un proyecto. Su objetivo no es explicar cada tarea que deberá realizar el equipo, sino establecer de forma clara por qué existe el proyecto, qué pretende conseguir, quién será responsable y cuáles son sus principales límites y condiciones.

Un buen Charter debería ser suficientemente claro para que cualquier persona implicada pueda entender rápidamente el propósito del proyecto.

Después de su aprobación, el equipo puede avanzar hacia una planificación más detallada, donde se definirán las tareas, recursos, calendario, presupuesto y demás elementos necesarios para ejecutar el proyecto.

Puedes consultar la documentación y recursos sobre gestión de proyectos del Project Management Institute (PMI) para profundizar en conceptos como el Project Charter, alcance, planificación y gestión de proyectos.